Valkenswaard, september 2023
Reglement Vrienden van Valkenhof
Aanvullend op en in lijn met de statuten van de Stichting d.d. 2-3-2012, gelden nog de volgende regels:
Artikel 1: Samenstelling bestuur
Het bestuur van de stichting bestaat uit een voorzitter, een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij hebben algemene bestuurstaken en verdelen onderling de overige taken die voor een juiste invulling van de doelstelling van de stichting noodzakelijk zijn.
Artikel 2: Algemene bestuurstaken
- De voorzitter heeft tot taak:
- het leiden van de bestuursvergaderingen,
- het erop toezien dat in de bestuursvergaderingen genomen besluiten correct worden uitgevoerd,
- het verzorgen van de representatie van de stichting naar derden,
- het verzorgen van de contacten met het bestuur van zorgcentrum Valkenhof
- het vervangen van de vicevoorzitter indien noodzakelijk.
- het verzorgen van een juiste registratie van bestuurssamenstelling bij de Kamer van Koophandel,
- het in goed overleg met de secretaris opstellen van de agenda en de voorstellen voor bestuursvergaderingen
2. De vicevoorzitter heeft tot taak:
- het vervangen van de voorzitter indien noodzakelijk
- het onderhouden van het contact met de contactpersoon van wensboom Leenderhof.
- het verzorgen van de contacten met het bestuur van zorgcentrum Valkenhof
- De secretaris heeft tot taak:
- het notuleren van de bestuursvergaderingen,
- het verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie van de stichting,
- het opstellen van een concept jaarverslag van activiteiten van de stichting,
- het verzorgen van de archivering, m.u.v. bescheiden m.b.t. de financiële administratie,
- het onderhouden van goede perscontacten en het versturen van persberichten etc
- het onderhouden van de website.
- het up to date houden van het Vriendenbord op de website,
- De penningmeester heeft tot taak:
- het tijdig innen van te vorderen bedragen,
- het toezien op tijdige betaling van toegezegde bedragen,
- het tijdig doen van verschuldigde betalingen,
- het voeren van een inzichtelijke boekhouding en een goed geldelijk beheer
- het verzorgen van de archivering van alle financiële stukken,
- het bewaken van de begroting,
- het adviseren van het bestuur m.b.t. het financieel beleid,
- het jaarlijks opstellen van een concept financieel jaarverslag inhoudende jaarrekening, balans en begroting en de toelichting daarop,
- het vervangen van de secretaris indien noodzakelijk.
Artikel 3: Overige taken bestuur
- het waar nodig regelen van prestaties in afstemming met betrokkenen,
- het zo nodig verlenen van hand- en spandiensten bij activiteiten,
- het vertegenwoordigen van de stichting bij activiteiten,
- het werven van nieuwe vrienden en donateurs.
- het uitvoeren van Public Relations activiteiten
- het vaststellen van de agenda van de bestuursvergadering voorafgaande aan behandeling van deze agenda .
Artikel 4: Overleg met Zorgcentrum Valkenhof
Om een goed beeld te krijgen van de wensen en behoeften van de bewoners van Zorgcentrum Valkenhof is er frequent contact met vertegenwoordigers (coördinator vrijwilligers en manager facilitaire zaken) van Valkenhof en minimaal 2 x per jaar een overleg met het bestuur van Zorgcentrum Valkenhof.
Artikel 5: Rooster van aftreden
Volgens de statuten hebben de leden van het bestuur zitting gedurende 4 jaar. Zij zijn wel herbenoembaar. Om de continuïteit te waarborgen geldt hiervoor onderstaand rooster van aftreden: 1-1-2027 voorzitter 1-1-2028 secretaris 1-1-2029 penningmeester 1-1-2030 vicevoorzitter, 1-1-2031 voorzitter Enzovoorts
Artikel 6: Onkostenvergoeding en vacatiegelden bestuursleden
Onkosten gemaakt uit hoofde van de functie van de bestuursleden komen, mits voorzien van een nota,voor vergoeding in aanmerking. Daarnaast zijn autokosten gemaakt uit hoofde van de functie declarabel. Hier geldt een vergoeding van € 0,21/km voor de afgelegde kilometers buiten gemeente Valkenswaard-Leende. Vacatiegelden zijn niet van toepassing.
Artikel 7: Verzekering
De bestuurders van de Stichting zijn via het Vrijwilligerspunt verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid.
Artikel 8: ANBI verklaring
De stichting is in het bezit van een ANBI verklaring van de Belastingdienst, waardoor donaties aan de stichting als gift aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting. Dit geeft echter ook verplichtingen:
- De stichting dient zich voor minstens 90% in te zetten voor het algemeen belang.
- Een beleidsplan is noodzakelijk en moet inzicht geven in:
- het werk dat de stichting doet,
- de manier waarop de stichting geld werft,
- het beheer van het vermogen van de stichting,
- de besteding van het vermogen van de instelling.
- Er dient een redelijke verhouding te bestaan tussen beheerskosten en bestedingen.
- Bij opheffing van de stichting dient een eventueel batig saldo besteed te worden aan een doel dat het algemeen belang dient.
- De stichting voert een administratie waaruit blijkt:
- welke bedragen er per bestuurder aan onkostenvergoeding zijn betaald,
- welke kosten zijn gemaakt voor het werven van geld en de beheerskosten van de stichting,
- wat de aard en omvang van de inkomsten en het vermogen van de stichting is.
